Slik utfordrer du din egen kravspesifikasjon før du leter

De fleste kravspesifikasjoner beskriver den forrige som hadde jobben. De lister opp erfaringen, utdanningen og titlene til personen som sluttet. Det er forståelig, for det er det nærmeste bildet du har. Men det svarer på feil spørsmål. Det som betyr noe, er hva jobben skal levere de neste årene.

Hvorfor kravspesifikasjonen bommer

En kravspesifikasjon blir ofte til under tidspress. Noen har sagt opp, stillingen må ut, og det raskeste er å ta den gamle stillingsbeskrivelsen og oppdatere den. Resultatet er en liste over alt den forrige kunne, pluss noen ønsker fra ledergruppen.

Da skjer to ting. Listen blir for lang, så ingen kandidater passer. Og den peker bakover, så de som passer best, er gode på det virksomheten trengte i fjor.

Fem spørsmål du bør stille først

1. Hva må være levert om tolv måneder? Skriv tre konkrete resultater. Ikke «styrke innkjøpsfunksjonen», men «alle rammeavtaler over en viss verdi har en eier og en fornyelsesplan». Svaret avgjør mer enn tittelen.

2. Hvilke beslutninger eier rollen? Velger personen leverandør selv, eller anbefaler vedkommende til noen andre? Eier rollen planen, eller setter den bare sammen planen for andre? Beslutningsmyndighet skiller en leder fra en spesialist bedre enn antall år med erfaring.

3. Hvem må rollen overbevise? En kategorisjef som må få driftsdirektøren med på å bytte leverandør, trenger andre egenskaper enn en som jobber mot en innkjøpsdirektør som allerede er enig. Skriv ned navnet på de to eller tre personene som avgjør om rollen lykkes.

4. Hvilken ferdighet er faktisk sjelden? De fleste krav på en typisk liste finnes hos mange. Én ting er vanligvis vanskelig å finne. Det kan være erfaring med en smal kategori, eller evnen til å forhandle med en leverandør du ikke kan bytte ut. Det er den du skal lete etter.

5. Hva ville du gitt slipp på? Tenk deg at den perfekte kandidaten mangler ett av kravene. Hvilket krav kan du leve uten? Kan du ikke svare, er listen ennå ikke prioritert.

Et eksempel fra innkjøp

Tenk deg en virksomhet som vil ansette en Head of Category. Kravspesifikasjonen ber om lang erfaring med kategoristrategi, personalansvar og strategisk nivå.

Så stiller du det første spørsmålet. Svaret er at de fleste rammeavtalene løper ut innen et år, at ingen har full oversikt over dem, og at leverandørene ikke blir fulgt opp. Det er ikke en jobb for en kategoristrateg. Det er en jobb for en contract manager med sans for struktur og leverandøroppfølging.

Går søket etter den opprinnelige kravspesifikasjonen, får du en dyktig strateg som kjeder seg gjennom et år med kontraktsrydding.

Et eksempel fra supply chain

Eller ta en virksomhet som leter etter en demand planner med dyp kunnskap om ett bestemt planleggingssystem. Men problemet er ikke systemet. Salg og produksjon jobber etter hver sin prognose, og ingen eier tallet.

Den sjeldne ferdigheten er å få salg til å ta ansvar for prognosen. Systemet kan læres på noen uker. Evnen til å lede et S&OP-møte der to avdelinger er uenige, kan ikke læres like raskt.

Hva du gjør med svarene

Skriv en ny kravspesifikasjon med svarene som utgangspunkt. Start med resultatene for de første tolv månedene. Nevn beslutningene rollen eier, og hvem den må overbevise. Sett den sjeldne ferdigheten som eneste absolutte krav, og flytt resten til «fint å ha».

En kortere kravspesifikasjon gir færre, men bedre kandidater. Den gjør også intervjuene bedre, fordi du vet hva du skal spørre etter.

I By Name starter hvert search-oppdrag med at vi går gjennom kravspesifikasjonen sammen med deg, og vi sier fra når vi mener den beskriver feil rolle.